Grundzüge des Rechnungswesens als Grundlage für eine Verfahrensdokumentation

Verfahrensdokumentation anhand eines Lasten- und Pflichtenhefts

• Steuerberater Dipl.-Finanzwirt Roland Köhler

In nahezu allen Unternehmen werden steuerlich relevante Prozesse heute mit IT-Lösungen unterstützt. In diesem Zusammenhang besteht Handlungsbedarf bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation, die die Vorgaben der Finanzverwaltung „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ erfüllt. Für die Prüfung der Prozesse ist die Verfahrensdokumentation erforderlich.

Schon vor der Veröffentlichung der GoBD hatte die Finanzverwaltung in dem Kriterienkatalog „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“, GdPDU die Forderung nach einer Verfahrensdokumentation erhoben. Die gegenwärtige Regelung zur „Verfahrensdokumentation“ findet sich in dem BMF-Schreiben v. 14.11.2014. Zuvor war diese Thematik bereits Gegenstand des BMF-Schreibens zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) v. 7.11.1995. Auch das BMF-Schreiben v. 14.11.2014 enthält keine umfängliche Regelung und ist zu ergänzen durch allgemeine Bilanzierungsgrundsätze sowie durch die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung.